naar de startpagina

tips &
tecnieken
Inleiding  
 

 

efficiënt vergaderen

Als een beslissing moet worden genomen, wordt daarover een vergadering gehouden. Dat is niet alleen zo in bedrijven maar ook in verenigingen. Maar als een vergadering slecht georganiseerd is, duurt ze vaak veel langer dan nodig is, en is niemand echt tevreden erover. En dan komen de klachten: "er wordt te veel vergaderd en het haalt weinig uit".

Dat is natuurlijk niet waar: een goede vergadering is zeker waardevol. Ze brengt de juiste mensen op het juiste moment bijeen, zodat zij alle kanten van de zaak kunnen bespreken en de juiste beslissing nemen. Maar dan is een goede planning nodig.

Een paar tips
Zorg voor een agenda
Een agenda opstellen kost weinig tijd en zorgt ervoor dat de vergadering een duidelijk lijn krijgt en er geen belangrijke zaken vergeten worden.
Volg de agenda en let op de tijd
Een planning opstellen is natuurlijk waardeloos als je je er niet aan houdt. Zorg ervoor dat men niet te veel uitwijdt of in herhaling valt en dat alle punten besproken worden binnen de vastgestelde tijd.
Iemand is verantwoordelijk voor alle materiaal
Meestal is dit de persoon die de vergadering aanvraagt. Hij zorgt voor de nodige ruimte, stoelen, documenten, enz.
Zorg dat iedereen voorbereid is
Vertel de deelnemers op tijd over de vergadering en het onderwerp ervan. Laat ze weten wat ze moeten meebrengen en wat ze op voorhand moeten doen (bijv. een verslag lezen).
Nodig niet teveel mensen uit
Alleen de personen die rechtstreeks te maken hebben met het onderwerp van de vergadering krijgen een uitnodiging. Als er veel mensen zijn is een vergadering toch al moeilijker. En als die mensen te weinig betrokken zijn, is de kans op uitweidingen nog groter en duurt de vergaderin alleen langer met minder resultaat. Wie te vaak wordt uitgenodigd voor een vergadering waar hij niet echt nodig is, krijgt ook makkelijk een afkeer voor vergaderingen, ook als ze wel nuttig voor hem zijn.
Wees stipt.
Begin de vergadering op de afgesproken tijd, ook als nog niet iedereen er is. De kans is dan groot dat de volgende keer iedereen wél op tijd is.
Geef uitleg vooraf
De persoon die de vergadering heeft belegd, moet vooraf vertellen wat de bedoeling van de bijeenkomst is, en wat hij ermee wil bereiken.
Zorg voor een verslag
Iemand moet bijhouden welke concrete beslissingen zijn genomen. Aan het einde van de vergadering moet nog eens worden opgesomd wie voor welke taak verantwoordelijk is, wat precies verwacht wordt en wanneer die taak af moet zijn.